现场审核后的处理

喜羊羊

现场审核后的处理

     1．分析整理与中间会

     对现场审核获取的客观证据，审核员应及时进行分析、整理，确定哪些可作为不符合项而写成报告；哪些还缺少足够的事实，有待于进一步证实或舍弃；哪些是“人为错误”造成的个别缺陷；哪些是审核过程中已经纠正的缺陷，等等。这些工作应在每天审核结束前的中间会上进行。参加中间会的人员应有审核人员、陪同人员或管理者代表。会上首先由审核组介绍一天的审核进展情况和发现的问题，而后与受审核方进行交流，征求其对审核工作的意见。对不符合项报告应要求对方签字确认。若受审核方对报告内容有不同意见，则把不同意见写在报告上或撤销事实不充分的不符合项。

     2．审核组内部会议

     在全部现场审核完成之后，审核组要召开内部会议。

     (1)审核不符合项报告

     在内部会上，审核员轮流读出自己所写的不符合项报告，审核组集体讨论和确定最终的不符合项报告。在讨论、审核过程中应注意以下几点：①不符合项的证据是否充分? ②不符合项内容是否详略得当，简明扼要，且易于理解? ③违反的规定要求是否确切?④ 判定是“严重不符合”项的证据是否充足?⑤ 是否便于工作纠正?

     对于缺少必要内容的，要予以补充；证据不确切的，宁可不写；对作为“严重不符合”项信心不足的，宁可作为“一般不符合”项。报告中引用的规定、要求应针对真正原因或便于用人单位采取纠正措施。

     (2)判定体系的有效性

     审核组内部会议要做的另外一项重要工作是判定体系的有效性。现多采用综合判定法。

     综合判定法是依照以下三方面工作内容来综合判定体系的有效性。将全部不符合项按以下类别进行分类汇总：a．“严重不符合”项的数目；b．体系不符合的数目，即缺少必要的程序和作业指导书；c．在实施过程中不符合项的数目；d．不符合规定要求的不符合项的数目；e．各部门、场所不符合项的数目。

     通过对不符合项进行分类汇总，得出受审核方体系的总貌。

     (3)制作不符合项分布表。

     (4)判定体系是否体现出持续改进的指导思想。

     判断体现的持续改进性，可从以下几方面来分析：①有无按规定定期进行内部审核和管理评审；②对内外部审核及管理评审提出的问题有无及时进行纠正，纠正后效果如何；③用人单位的精神风貌。干部关心员工、员工对干部信任、员工关心企业、员工间团结和睦等等。

     若受审核方有一个良好的精神面貌；能根据体现运作情况和内部客观条件变更，及时进行内部体系审核和管理评审；对审核发现的问题，及时进行有效的纠正；那么则可判定该用人单位的管理体系是一个能实现持续改进的管理体系。

     3．审核记录与报告

     (1)审核记录

     审核记录是职业安全健康管理体系审核结果的客观证据，是审核组据以写出不符合项报告、审核报告等文件的凭据。

     审核记录通常包括以下几方面：①首次会议记录；②中间会议记录；③审核组内部会议记录；④末次会议记录；⑤现场审核记录；⑥审核检查表；⑦审核笔记。

     审核记录应尽可能全面、具体，应包括全部审核内容，并能据此追溯到所记录的客观事实。会议记录最好使用专门记录纸，指定专人负责记录。

     审核检查要附在审核报告上归档，一般可直接在上面记录审核结果。

     审核笔记是审核员个人所作的审核工作记录，一般记录有各自的全部审核活动和结果，这是对审核员的基本要求。审核笔记应尽可能详细、具体，最好使用统一的专用审核记录格式。审核笔记除可记录客观事实外，还可记录一些主观的判断、疑问和个人打算，以引导下一步的审核。

     审核记录应字迹清楚，容易辨认，易于查阅、保存。审核记录是审核档案的一部分，除规定作为审核报告的附件交认证机构归档的审核检查表之外，其它应按规定要求保存一定期限。

     (2)审核报告

     审核报告是审核组结束审核工作后必须编制的一份文件。它是由审核组长起草，认证机构审批打印，最后由认证机构正式分发给受审核方。通常，从末次会议到审核报告的正式分发，一般不超过45天；也有的认证机构的审核组在审核现场当场提交审核报告，作法不一。